L’archivio medico personale: cos’è e a cosa serve

L’archivio medico personale: cos’è e a cosa serve

19 Giugno 2018

Negli Stati Uniti sono diffusi i PHP, Personal Health Records. Ecco alcuni consigli per crearne uno e raccogliere i documenti più importanti per il percorso di cura.

Un caregiver alle prese con l'archivio

La diagnosi di tumore porta con sé emozioni contrastanti, che sono guidate da un unico filo conduttore: il senso di incertezza con cui il paziente e i suoi cari si trovano improvvisamente a dover convivere. Si ha la sensazione di non aver più controllo sul futuro e, se prevale un atteggiamento pessimista, l’intera quotidianità appare avvolta dal caso.

 

È vero che ognuno di noi è differente e reagisce a proprio modo alle avversità e alle sfide che si presentano, ma una delle strategie più utili per recuperare il controllo in una situazione che sembra sfuggire di mano è quella di organizzarsi, provare a dare ordine e prevedibilità alla confusione.

 

Un primo passo può essere quello di raccogliere i propri documenti, in modo da averli a disposizione in ogni momento e poterli portare con sé o condividerli con familiari ed amici.
Alcuni documenti che potrebbero servire e sarebbe utile mettere a disposizione di persone fidate in caso di necessità sono:

 

 

  • - contratti di lavoro;
  • - ricevute e riepiloghi relativi ad assicurazioni;
  • - posizioni assicurative;
  • - ricevute e certificati INPS;
  • - tessera sanitaria;
  • - fotocopie dei documenti di identità;
  • - referti medici e prescrizioni;
  • - estratti conto bancari;
  • - disposizioni testamentarie;
  • - direttive finanziarie;
  • - testamento biologico e volontà per il fine vita;
  • - contatti (numeri di telefono ed indirizzi) di amici e familiari da contattare in caso di emergenza.

 

 

I documenti andrebbero organizzati per tipo e per data, così da trovarli in modo più veloce quando servono, e conservati in un luogo sicuro.

 

Oltre a organizzarli in un archivio facilmente accessibile, è bene che una persona di riferimento (il coniuge, i figli, qualcuno di fiducia) abbia una copia dei documenti precedentemente elencati e istruzioni precise su come sono organizzati e come gestirli.

 

Un’altra abitudine virtuosa è quella di tenere una specie di diario clinico, chiamato in inglese Personal Health Record (PHP), in cui annotare:

 

 

  • - la data e il medico che ha effettuato la diagnosi;
  • - l’esatta diagnosi (incluso stadio e grado del tumore);
  • - date delle visite e contenuto dei referti medici;
  • - opinioni dei medici;
  • - date, nomi e risultati dei trattamenti;
  • - date, risultati degli esami di laboratorio e referti relativi alla patologia;
  • - terapie e medicinali assunti (nomi, dosaggi, obiettivi);
  • - date e finalità di eventuali modifiche al piano terapeutico;
  • - effetti collaterali, loro intensità e frequenza;
  • - informazioni di contatto di medici e strutture sanitarie di riferimento (anche del passato);
  • - indicazioni e piano di follow-up;
  • - dettagli relativi a patologie concomitanti, per esempio croniche;
  • - informazioni sulla storia familiare di tumore;
  • - date e motivi dei ricoveri ospedalieri;
  • - copie delle cartelle cliniche;
  • - eventuali indicazioni dietetiche;
  • - annotazioni e commenti del team di cura;
  • - dubbi e domande per i medici;
  • - risposte alle domande.

 

 

Questo diario è utile per il paziente, ma anche per i medici che lo hanno in cura, per conoscere meglio le condizioni attuali, la storia clinica pregressa, i risultati delle terapie e la progressione della malattia.

 

 

Infine, è fondamentale garantire che una persona fidata abbia modo di accedere, in caso di emergenza, anche ad informazioni riservate quali:

 

 

  • - codici PIN;
  • - coordinate bancarie, token e codici di accesso;
  • - carte di credito;
  • - credenziali e password per accedere alla posta elettronica, al computer e ad altri servizi;
  • - combinazione della cassaforte.

 

La gestione degli archivi e la raccolta dei documenti da conservare è un compito difficile, soprattutto ci si impone di farlo tutto in una volta. Bisogna procedere per gradi e, dal momento in cui si decide di tenere un archivio medico, è fondamentale chiedere sempre una copia di referti, esami, diagnosi, prescrizioni.

 

Si può optare per un registro elettronico, salvando le copie digitali dei documenti in cartelle sul proprio computer o in cloud, oppure per un archivio cartaceo, organizzando le copie in un raccoglitore, divise in fascicoli per argomento o tipologia; ideali sono i raccoglitori ad anelli con cartellette divisorie colorate.

 

Un familiare o una persona di fiducia possono partecipare al mantenimento dell’archivio, così da alleggerire il compito e da conoscerne il contenuto, utile sicuramente in caso di emergenze.
In altri casi, può essere direttamente il caregiver ad occuparsi della creazione dell’archivio: in molti casi può essere la moglie ad occuparsi dell’organizzazione dei documenti e alla gestione degli appuntamenti del marito.

Fonte:

 

Organizing and Keeping Important Records, Live Strong, 2018

 

Keeping Copies of Important Medical Records, American Cancer Society, 2016

 

Thompson A, 3 Steps to Building a Personal Medical Record, Cancer.Net, 25 Agosto 2016

 
 

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